武进区学校档案管理办法
第一章总 则
第一条 为进一步加强全区学校档案工作，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等法律法规及有关业务文件精神，结合全区学校档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案，是指学校在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。学校教职工人事档案，由区教育局统一管理并保存。
第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。
第二章领导体制、机构和人员设置
第四条 学校档案工作由武进区教育局主管，并委派各片联络员协助管理，同时接受武进区档案局的业务指导、监督和检查。
第五条 各学校要建立完备的档案管理网络，确定一名校级领导分管，设立综合档案室。综合档案室隶属于学校办公室。
第六条 学校综合档案室的基本职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；
（三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管和利用学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案参考资料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）列入国家档案馆接收范围的，应按照有关规定向国家档案馆移交档案。
第七条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务知识和科学文化知识。
第八条 学校应当按照法律法规的有关规定，为长期接触有毒有害物质的档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并给予适当的经济补助。
第三章档案管理
第九条 学校应当建立健全档案工作制度，提高学校档案管理水平，做到学校档案工作与学校各项工作实行“四同步”，即同布置、同检查、同总结、同验收。
第十条 学校应实行文件材料形成部门立卷归档制度。各部门要指定档案收集责任人，对本部门的文件材料按规范要求整理后及时向学校综合档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。综合档案室应派人指导归档工作。学校档案实行集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存。
第十一条 学校文件材料的归档要求：
（一）归档文件材料必须完整、准确、系统，能真实全面反映活动情况；
（二）归档文件材料必须纸质优良、纸张规格应符合要求。字迹工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施。
（三）归档文件应运用计算机及档案管理软件辅助整理。所用档案管理软件须符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》、江苏省《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）及其他相关数据格式要求。
第十二条 学校文件材料的归档范围：
（一）管理类：主要包括学校党委（党总支、党支部）、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录；各党、群、政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于党务管理、行政管理、人事管理、教学管理、德育教育、学籍管理、科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。
（二）基本建设类：主要包括学校基本建设管理和项目建设过程中形成的科技性文件材料。
（三）设备仪器类：主要包括购置的各种教学与办公设备仪器等的全套随机技术文件以及在设备仪器安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。
（四）会计类：主要包括学校在财务管理中形成的会计核算专业材料。
（五）声像实物类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、音（视）频、电子文件、各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等。
（六）教师业务类：主要包括教师个人基本情况、教学计划、教学方案、教学成果、发表的论文及继续教育、职称情况等的文件材料。
第十三条 学校文件材料按以下标准或要求进行整理：
（一）管理类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》执行，采用“保管期限-年度”分类方法，以“件”为单位进行整理装盒。件号按“永久”、“30年”、“10年”分别以文件排列顺序从“1”开始标注。
（二）会计类按照常州市财政局、常州市档案局发布的《关于再次修订<常州市会计档案管理手册>的通知》（常财会[1999]16号）执行，按核算单位分别以凭证、账簿、报表、其他等组卷整理。
（三）基本建设类、设备仪器类文件材料按照中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）执行，分别以每项工程、每种型号等组卷整理。
（四）照片类按年度整理，按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。
（五）电子类按年度及文书类电子档案、数码照片、数字录音录像等类别整理刻录光盘。光盘应采用只读光盘或一次读写光盘，一式三套，一套归档，一套供查阅，一套备份。
（六）实物类按年度或类别进行整理。
（七）教师业务类，以单个教师为单位进行整理，一人一档。
第十四条 学校文件材料的归档时间：
（一）管理类文件材料在次年5月底前完成归档，其中重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档，教学科研类文件材料在科研课题鉴定后3个月内完成归档；
（二）设备仪器类文件材料在设备仪器开箱验收后及时归档；
（三）基本建设类文件材料在项目竣工验收后3个月内完成归档；
（四）会计档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校综合档案室统一保管；
（五）声像实物类档案，应随时整理归档。
（六）教师业务类文件材料，在学期结束前完成归档。
第十五条 学校综合档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并登记造册报校长批准后，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。
第十六条 学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，平时利用以提供全文数字化副本为主，确保原生档案安全。
第十七条 学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校撤销的，其档案移交同级国家档案馆或同级教育行政管理部门综合档案室保管；学校合并的，其档案随之并入；学校分立的，其档案由区教育行政管理部门指定其中一所学校保管。
第十八条 学校应对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的档案进行征集，并鼓励个人以捐赠或代管的方式将档案移交学校综合档案室保存，学校应给予适当奖励。
第四章 档案的利用
第十九条 学校综合档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校办公室主任同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经学校主管领导批准。
第二十条 学校综合档案室应编制必要的检索工具，积极开展档案的编研工作，为学校的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。
第二十一条 学校应积极开展档案信息化建设，实现室藏档案数字化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的管理与利用。
第二十二条 学校综合档案室应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作，充分发挥档案的文化教育作用。
第五章 条件保障
第二十三条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，统筹解决，保证学校各项档案管理活动正常开展。
第二十四条 学校应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求的设施设备，确保档案的完整与安全。
第二十五条 学校应为综合档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等现代化设备，以适应学校档案信息化管理的需要。
第六章 奖惩规定
第二十六条 学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规给予表彰与奖励。
第二十七条 有违反《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》行为的，应当依据相关法律法规进行处罚。
第七章 附 则
第二十八条 本办法适用于武进区域范围内的各级各类学校，幼儿园及相关单位可参照执行。
第二十九条 各学校应当根据本办法制定适合本校的档案工作实施办法。
第三十条 本办法由武进区教育局、武进区档案局负责解释。
第三十一条 本办法自 2015年1月1日起 施行。2003年7月印发的《武进区学校档案工作业务建设标准》同时废止。
附件2:
武进区学校文件材料归档范围和档案保管期限表
（2015年）
管理类档案
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序号 |
内容 |
保管期限 |
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1 |
党务工作 |
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(1)党的基层组织会议记录簿（去掉空白页）、党支部工作记载簿 |
永久 | |
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(2)党支部工作计划、总结、报告、调查研究、支部改选的请示和批复、争先创优材料 |
永久 | |
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(3)党建工作检查考核表、党员人数核对表、新党员发展计划表等 |
10年 | |
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(4)发展新党员、预备党员转正材料、组织关系介绍信 |
永久 | |
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(5)党员干部任免、奖惩、民主测评汇总情况及纪检监察材料 |
永久 | |
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(6)党支部负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 |
永久 | |
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(7)党风廉政建设、行风建设、党员公开承诺书、党员活动材料等 |
10年 | |
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2 |
宣传工作 |
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(1)本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结 |
30年 | |
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(2)普法教育的实施方案、年度计划及总结、评先申报材 |
30年 | |
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(3)反映本校重大活动的剪报及图表等 |
永久 | |
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3 |
统战工作 |
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(1)本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 |
永久 | |
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(2)各民主党派成员名册及有关材料 |
永久 | |
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(3)统战工作会议记录及其他统战工作材料 |
30年 | |
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4 |
工会工作 |
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(1)基层工会工作台帐、工会工作考评和教代会工作评估（自评）及汇报、奖惩材料 |
30年 | |
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(2)教职工代表大会文件材料:通知、议程、代表名单、工作报告、提案及解答意见、决议、会前会后报告等 |
永久 | |
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分组讨论记录、民主测评校级领导及中层干部 |
10年 | |
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(3)工会换届选举材料：通知、议程、代表名单、工作报告、决议、选举结果及请示和批复等 |
永久 | |
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(4)工会工作：报告、决定、通知、统计等 |
永久 | |
|
(5)师德师能建设实施方案、道德讲堂讲稿、工人先锋号创建等反映师德建设材料 |
30年 | |
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(6)调委会工作：成员名单、民事调解书等结论性材料 |
30年 | |
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活动材料 |
10年 | |
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(7)工会活动材料：旅游、体检、教工运动会等 |
10年 | |
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(8)工会经费收支情况的审查报告、工会小组年度总结 |
永久 | |
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(9) 妇女工作、计划生育目标管理责任书等材料 |
10年 |
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5 |
团队工作 |
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(1)团代会文件:通知、名单、工作报告、决议、选举结果及请示和批复、领导讲话、大会发言等 |
永久 | |
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(2)共青团组织年报 |
永久 | |
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(3)团委工作手册 |
永久 | |
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(4)争先创优活动（青年文明号）、星级评比活动及团组织、团员受上级表彰材料 |
30年 | |
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(5)“五四”总结表彰活动的安排、工作报告、表彰名单 |
永久 | |
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(6)自办团队刊物材料 |
永久 | |
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(7)班团干部培训、十八岁成人宣誓仪式等活动材料 |
10年 | |
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(8)学代会文件：通知、名单、领导讲话、工作报告、大会发言、决议、选举结果及请示和批复、竞选章程等 |
永久 | |
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(9)学生会干部、团队工作人员名单 |
永久 | |
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(10)主题队会活动材料 |
10年 | |
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(11)社团活动材料：机构、章程、成员名单、活动材料 |
30年 | |
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6 |
行政工作 |
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(1)学校章程、规章制度汇编、年级组及教研组评估细则及新增、修订的有关规定、制度等 |
永久 | |
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(2)学期工作计划、总结 |
永久 | |
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(3)三年主动发展规划、中期评估、汇报及评定 |
永久 | |
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(4)创建文明单位、和谐学校的规划、申报、汇报及评定 |
永久 | |
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(5)校长办公会、行政会议记录、纪要 |
永久 | |
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(6)事业单位法人年度报告书 |
永久 | |
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(7)校领导在校内会议上的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿 |
永久 | |
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(8)学校大事记 |
永久 | |
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(9)学年报表、基层报表及综合统计 |
永久 | |
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(10)学校星级、优质学校复评、督导、素质教育等评估材料 |
永久 | |
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(11)创建平安校园、绿色学校、依法治校先进校、健康促进学校等单项活动的实施方案、计划、自评表、汇报及评定 |
30年 | |
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(12)学校成立、合并、撤消，事业规划、体制改革、隶属关系变更，迁址、易地新建、内设机构设置与调整等事项的请示和批复材料 |
永久 | |
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(13)启用更换印章的文件及印模 |
永久 | |
|
(14)教育集团章程、实施方案 |
永久 | |
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(15)校史、校庆、校友工作材料 |
永久 | |
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(16)学校日志、周工作计划（安排）、行政值日记载 |
10年 | |
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(17)重要的群众来信来访材料 |
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有领导重要批示和处理结果的 |
永久 | |
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其他的 |
10年 | |
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7 |
人事管理 |
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(1)干部任免、聘任的决定、通知 |
永久 | |
|
(2)教职工受到表彰奖励的文件 |
永久 | |
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(3)对学校有关人员的处分材料 |
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受到警告以上处分的 |
永久 | |
|
受到警告处分的 |
30年 | |
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(4)师资培养：师徒结对材料 |
10年 | |
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委培生（研究生）协议 |
30年 | |
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(5)继续教育校本培训活动计划书、教师三年或五年奋飞计划 |
10年 | |
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(6)教师工作量的规定及执行情况 |
10年 | |
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(7)奖励性绩效工资考核材料 |
30年 | |
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(8)年度考核结果备案表、优秀和不定等次名册等 |
永久 | |
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(9)全民事业单位编制执行情况表、工作人员名册 |
永久 | |
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(10)事业单位工作人员增加、减少情况登记表，管理和专业技术人员名册 |
永久 | |
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(11)岗位设置方案审核及批复、岗位聘用审核和情况汇总表 |
永久 | |
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(12)教职工基本情况、学科教师配备情况、教职工岗位情况统计 |
永久 | |
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(13)教职工专业技术职称评定、工资调整、转正定级等文件材料 |
永久 | |
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(14)教职工医疗、养老保险、住房公积金材料 |
永久 | |
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(15)教职工的录用、调入、调出、借调、支教、支边等材料 |
永久 | |
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(16)教职工辞职、离职、退休申请及批复 |
永久 | |
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(17)教职工丧葬费、抚恤费、遗属生活补助的批复 |
永久 | |
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(18)使用临时工、季节工有关材料 |
10年 | |
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8 |
总务后勤、安全保卫工作 |
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(1)总务后勤工作计划、报告、调查材料、总结 |
30年 | |
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(2)房屋管理、调配使用、转移等规定材料 |
永久 | |
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(3)危房检测报告、维修情况 |
永久 | |
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(4)固定资产分类登记表、校产校具添置、更新资料（校产网） |
30年 | |
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(5)校园绿化工作的有关材料 |
10年 | |
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(6)车辆工作的有关材料 |
10年 | |
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(7)治安保卫工作计划、总结、应急预案 |
30年 | |
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(8)食品卫生、舍务管理的有关规定、要求等材料 |
10年 | |
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(9)社会治安综合治理台帐、安全责任书、活动记录等 |
10年 | |
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(10)上级组织的安全工作检查上报材料及整改报告 |
30年 | |
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9 |
财务审计工作 |
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本校经费预算、决算（部门决算报表）、审计材料 |
永久 | |
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10 |
档案、图书、信息 |
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(1)本校档案、图书、信息概况、发展规划、藏品目录、统计、立卷说明 |
30年 | |
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(2)本校档案、图书、信息工作计划、报告、总结 |
30年 | |
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(3)档案、图书、信息部门与校外交流的有关材料 |
10年 | |
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(4)学校档案、图书馆达标材料 |
30年 | |
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(5)教育技术装备评估：自查报告、自评表、工作汇报等 |
30年 | |
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11 |
外事工作 |
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(1)聘外工作计划、自查报告、统计报表 |
30年 | |
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(2)出国出境考察、访问、讲学、培训人员有关材料 |
30年 | |
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(3)外籍政府和外交官员、各界人士来校参观访问的材料、照片 |
永久 | |
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(4)外籍教师、专家、学者来校讲学的讲稿、教材、照片、录音 |
30年 | |
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(5)中外合作办学项目协议、合同、纪要、备忘录及请示和批复等 |
永久 | |
|
(6)中外合作办学项目成果、出国留学人员统计等材料 |
永久 | |
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(7)外教来华工作申请、许可证、护照、专家证、合同等 |
30年 | |
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(8)学校主办或承办的外事工作会议材料 |
30年 | |
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(9)学生体验留学材料 |
10年 | |
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12 |
教育综合类 |
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(1)本校有关教育教学的会议记录、调研报告、简报、总结 |
永久 | |
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(2)本校制定的减负增效方案、教学工作规范等有关教育教学方面的规章制度 |
永久 | |
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(3)本校有关教育教学的会议记录、调研报告、简报、总结 |
永久 | |
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(4)本校有关教育教学的统计报表 |
永久 | |
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(5)全面实施素质教育获奖材料 |
永久 | |
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(6)教育教学研讨会材料 |
30年 | |
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(7)本校自办的教育教学类刊物 |
永久 | |
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(8)教育教学实习基地协议 |
10年 | |
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13 |
德育工作 |
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(1) 学生处（德育处）工作计划、总结、德育领导小组名单、会议记录 |
30年 | |
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(2)德育特色教育活动及德育考核评估和验收材料 |
30年 | |
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(3)班级工作计划、总结、汇报 |
10年 | |
|
(4)班主任工作经验介绍、研讨会及考核材料 |
10年 | |
|
(5)班主任（班队）工作手册 |
30年 | |
|
(6)学生干部名单、学生奖惩、文明班级（绿色中队）评比材料 |
30年 | |
|
(7)学生主题教育工作材料和统计 |
10年 | |
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(8)新生入学教育、军训材料 |
10年 | |
|
(9)主题班会、主题活动材料 |
10年 | |
|
(10)班会课备课本、晨周会备课本 |
10年 | |
|
(11)社会调查、社会实践活动有关材料 |
10年 | |
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(12)家校联系：家长委员会名单 |
10年 |
|
家长会、家长学校、家长评学校情况 |
10年 | |
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(13)国旗下的讲话稿 |
10年 | |
|
(14)校外辅导员活动材料：聘书 |
10年 | |
|
讲座材料 |
10年 | |
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(15)德育基地建设、协议等材料 |
10年 | |
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(16)学生思想政治工作典型调查材料和统计、特殊学生跟踪调查记载簿 |
10年 | |
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(17)红十字会组织机构登记表及年度工作要点、汇报、会员登记等 |
10年 | |
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14 |
学籍管理、招生、毕业生工作 |
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(1)新生录取材料 |
永久 | |
|
(2)学生学籍（学生登记表）材料 |
永久 | |
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(3)学生学籍变更材料:升级、留级、休学、复学、转学、退学 |
永久 | |
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(4)毕业生花名册、毕业生照片 |
永久 | |
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(5)高、中考情况汇总表、高、中考录取情况 |
永久 | |
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(6)毕业证书存根 |
永久 | |
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(7)高、中考、学业水平测试考点秩序册及成绩通知单 |
10年 | |
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(8)毕业生质量跟踪调查和信息反馈（喜报）材料 |
10年 | |
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15 |
课堂教学与实践 |
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(1)本校教务工作计划、总结 |
30年 | |
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(2)各科教学计划（进度）、校历表、总课表、班级情况汇总表 |
30年 | |
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(3)期末考试试卷分析、范卷和各班成绩统计表 |
10年 | |
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(4)评优课活动的通知、安排、获奖名单、总结 |
30年 | |
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(5)观摩课或公开课活动安排、签到登记、说课稿（研究以图表）、评议表 |
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区级以上 |
30年 | |
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本校 |
10年 | |
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(6)教研组工作手册 |
30年 | |
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评比先进材料 |
30年 | |
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(7)学生在上级组织的各科竞赛活动中的获奖证书、本校各科竞赛的获奖名单 |
30年 | |
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(8)兄弟学校联谊、交流活动的邀请书、安排等材料 |
10年 | |
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(9)教学调研、研讨课安排、教学常规检查及评比、总结材料 |
10年 | |
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(10)第二课堂、综合实践活动的材料 |
10年 | |
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(11)科技节、读书节等学校特色活动方案、细则、评定和获奖名单 |
10年 | |
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16 |
体育、卫生、艺术工作 |
|
|
(1)体卫艺工作计划、总结、汇报 |
30年 | |
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(2)体育健康节暨运动会活动方案、秩序册、比赛规程、成绩统计、获奖名单等 |
30年 | |
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(3)校园文化艺术节活动方案、细则、评定和获奖名单 |
30年 | |
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(4)参加上级运动会和艺术类各单项比赛获奖和成绩统计 |
30年 |
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(5)《国家学生体质健康标准》测验、统计报表 |
30年 | |
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(6)课外活动安排、体育运动队训练材料 |
10年 | |
|
(7)体育传统项目：申报、批复等 |
30年 | |
|
(8)视力统计表、预防近视措施 |
10年 | |
|
(9)健康教育、学生体检、疾病预防、因病缺课登记等材料 |
医务室暂存 | |
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(10)体育、卫生、艺术工作的评估、验收材料 |
30年 | |
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17 |
教育教学科研 |
|
|
(1)教科室工作计划、总结、统计报表 |
30年 | |
|
(2)开展课题研究项目的申请、立项通知、开题报告、中期评估、结题鉴定与奖励材料 |
| |
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市级以上（含） |
永久 | |
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校级课题 |
30年 | |
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(3)自编校本教材 |
永久 | |
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(4)教育教学实践的科研论文、案例等发表或获奖材料 |
| |
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发表及区以上获奖的 |
永久 | |
|
其他的 |
30年 | |
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(5)教学反思活动的安排、评比材料 |
10年 | |
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(6)研究性学习指导手册、课题汇总及评比材料 |
10年 | |
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(7)学校主动发展优秀项目设计申报及评定 |
永久 | |
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18 |
实验室建设 |
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(1)学校设备仪器清册、实验室台帐、实验开设情况 |
30年 | |
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(2)实验室评估评先材料 |
30年 |
设备仪器类
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序号 |
内容 |
保管期限 |
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1 |
设备订购合同和会谈纪要、记录等 |
定期 |
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2 |
进口设备过程中有关技术商务文件材料 | |
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3 |
设备开箱记录、装箱单、验收报告、安装调试记录、双方签字移交文件及设备使用说明书、保修单等全套随机文件材料 | |
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4 |
设备使用、维修、故障事故记录（设备履历书）等 | |
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5 |
索赔来往函件及结果等文件材料 | |
|
6 |
重大事故的调查分析及处理意见等 | |
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7 |
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 |
基本建设类
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序号 |
内 容 |
保管期限 |
|
1 |
可行性研究阶段 |
|
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（1）项目建议书及批复 |
永久 | |
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（2）设计任务书、计划任务书 |
永久 | |
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2 |
设计阶段 |
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|
（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 |
永久 | |
|
（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 |
永久 | |
|
（3）水文、气象、地震等其他设计基础材料 |
永久 | |
|
（4）初步设计 |
永久 | |
|
（5）技术设计 |
永久 | |
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（6）施工图设计 |
永久 | |
|
（7）关键技术设计 |
永久 | |
|
（8）总体规划设计 |
永久 | |
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（9）设计评价、鉴定及审批 |
永久 | |
|
3 |
工程管理文件 |
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（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 |
永久 | |
|
（2）承包合同、协议书 |
永久 | |
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（3）施工执照 |
永久 | |
|
（4）环保、消防、卫生等文件，水、暖、电供应协议书 |
永久 | |
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4 |
施工文件 |
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（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
永久 | |
|
（2）施工组织设计、施工计划、方案、工艺措施 |
永久 | |
|
（3）设计变更、工程更改洽商单、通知单 |
永久 | |
|
（4）原材料、构铸件出厂证明及施工现场质量鉴定报告 |
永久 | |
|
（5）建筑材料试验报告 |
永久 | |
|
（6）材料、零部件、设备代用审批单 |
永久 | |
|
（7）土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告 |
永久 | |
|
（8）岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图 |
永久 | |
|
（9）地质描绘图及有关说明 |
永久 | |
|
（10）水土建筑物测试及沉陷、位移、变形等观测记录 |
永久 | |
|
（11）设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验记录 |
永久 | |
|
（12）设备和管线强度、密闭性试验报告 |
永久 | |
|
（13）设备和管线安装记录、安装质量检查评定 |
永久 | |
|
（14）设备和管线调度、性能测试和校核 |
永久 | |
|
（15）管线标高、位置、坡度测量记录 |
永久 | |
|
（16）管线清洗、通水消毒记录 |
永久 | |
|
（17）施工过程中的来往函件 |
永久 | |
|
（18）隐蔽工程验收记录 |
永久 | |
|
（19）单元、分部、单位工作质量检查、评定材料 |
永久 | |
|
（20）交工验收记录（包括单项工程的中间验收）。 |
永久 | |
|
（21）事故处理报告及重大缺陷处理和处理后的检查记录及有关文字说明 |
永久 | |
|
（22）文字说明 |
永久 | |
|
（23）施工总结、技术总结 |
永久 | |
|
5 |
竣工文件 |
|
|
（1）项目竣工验收报告 |
永久 | |
|
（2）全部竣工图 |
永久 | |
|
（3）项目质量评审材料 |
永久 | |
|
（4）工程现场声像材料 |
永久 | |
|
（5）竣工验收会议决议文件 |
永久 |
会计类
|
序号 |
内 容 |
保管期限 |
|
1 |
会计凭证：各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其它凭证 |
15年 |
|
2 |
会计账簿：(1)明细账、总账 (2)现金、银行日记账 |
15年 25年 |
|
3 |
财务报告：(1)财务决算报表 (2)财务月报、季报 |
永久 3年 |
|
4 |
其他：(1)统发工资名册 (2)会计移交清册 (3)会计档案保管清册、销毁清册 (4)银行存款余额调节表、银行对账单 |
永久 永久 永久 5年 |
声像实物类
|
序号 |
内 容 |
保管期限 |
|
1 |
照片类：反映学校管理、业务等方面的重要活动、重要事件的现场、人物等照片 |
永久 |
|
2 |
录音、录像类：反映学校管理、业务等方面的重要活动、重要事件的现场、人物等录音录像 |
永久 |
|
3 |
电子类：反映学校管理、业务等方面的重要活动、重要事件的现场、人物等数码照片、音（视）频文件及电子文件（包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件）等 |
永久 |
|
4 |
实物类：学校获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等 |
永久 |
教师业务档案
|
序号 |
内 容 |
保管期限 |
|
1 |
教师的基本情况：专业教师基本情况表、教师个人业务工作小结、业务自传等 |
定期 |
|
2 |
教学工作量：每学期授课任务书、教学进度计划、教学工作量统计（含实践教学环节）等 | |
|
3 |
教学质量：每学期的学生评价表、教学部评价表、学校教学督导评价表、学生成绩、教学常规抽查、以及专业教师教学质量综合考评表等 | |
|
4 |
教学研究：编写教材、撰写论文、拟写观摩课教案及讲评记录、实验课题研究材料、参加重要的教学研讨活动以及获奖等 | |
|
5 |
科学研究：课题申报和验收，成果和获奖，学术文章等 | |
|
6 |
考核：教师个人政治、业务学习考核成绩材料，年度专业教师业务考核登记表等 | |
|
7 |
奖励和处罚：包括先进工作者、优秀共产党员、工会积极分子、五好家庭、各种教学和技能竞赛中获奖者以及在各种教学事故中受到处罚者等 | |
|
8 |
教师职称、进修、培训情况：专业教师聘用书、学历证、学位证、专业技术资格证、各种培训合格证复印件及其资料等 | |
|
9 |
其它有关材料 |
附件3
武进区学校档案分类方案与档号编制规则
一、档案的分类原则
以学校全部档案为对象，依据学校教育教学和管理职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案类目设置和分类方法
（一）一级类目设置
根据武进区学校档案产生的领域范围，结合档案记述的内容性质，原则上设置七个大类，即管理类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计类、声像实物类、教师业务类。各校可根据具体情况适当增减大类，但分类号必须固定。
（二）档案分类方法
1．管理类档案按照“保管期限-年度”进行分类
2．设备仪器类档案按设备仪器台（套）进行分类。
3．基本建设档案按基建项目进行分类。
4．会计档案根据核算单位按照凭证、账簿、报告和其他等进行分类。
5．声像实物类档案可设置为照片、电子、实物等二级类目，在二级类目下按照“保管期限-年度”进行分类，实物档案较多的也可按照奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等设置三级类目。
6．教师业务类档案以单个教师为单位进行分类。
（三）分类号格式如下：
|
一级类目 |
二级类目 |
三级类目 |
分类号 |
|
管理类档案 |
|
|
|
|
设备仪器类 |
|
|
4 |
|
基本建设类 |
|
|
5 |
|
校办企业类 |
|
|
6 |
|
会计档案类 |
1、行政 |
1、会计凭证 2、会计账簿 3、财务报告 4、其他 |
7.1.1 /7.1.2/7.1.3/7.1.4 |
|
2、工会 |
7.2.1 /7.2.2/7.2.3/7.2.4 | ||
|
3、食堂 |
7.3.1 /7.3.2/7.3.3/7.3.4 | ||
|
4、基建 |
7.4.1 /7.4.2/7.4.3/7.4.4 | ||
|
声像实物类 |
1、照片 |
|
8.1 |
|
2、录音录像 |
8.2 | ||
|
3、电子 |
8.3 | ||
|
4、实物 |
8.4 | ||
|
教师业务类 |
|
|
9 |
三、档号的编制及示例
档号参照中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》等规范结合学校分类方案进行编制，一个学校全部档案的档号编制组成一个有机统一的系统。档号由全宗号、年度号、分类号、卷号（或盒号）、件号等组成。
全宗号由武进区档案馆统一确定，无全宗号的在软件中可以“ 0000” 标识。年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。
档号示例（以输入“STA”为例）：
（一）管理类输入“文书档案”管理模块，档号为“全宗号-年度号-保管期限代号-盒号-件号”。
示例： 0000- 2013- 001 - 0001- 0001
全宗号 年度号 保管期限代号 盒号 件号
（二） 设备、基建档案输入“科技档案”管理模块，文件级档号为“全宗号-分类号-卷号-起页号”；
示例： 0000- 4- 0001 - 0001
全宗号 分类号 卷号 起页号
案卷级档号为“全宗号-分类号-卷号”
示例： 0000- 4- 0001
全宗号 分类号 卷号
（三）会计类输入“会计档案”管理模块，档号为“全宗号-年度号-分类号-卷号”。
示例：0000-2013- 7.1.1 -0001
全宗号 年度号 分类号 卷号
（四）照片类输入“照片档案”管理模块，电子类输入“特殊载体”管理模块，档号为“全宗号-年度-分类号-卷号-件号”。
示例： 0000-2013-8.1-0001-0001
全宗号 年度号 分类号 卷号 件号
（五）实物类输入“特殊载体”管理模块，为“全宗号-年度-分类号-件号”。
示例： 0000- 2013-8.4-0001
全宗号 年度号 分类号 件号
（六）教师业务类输入“科技档案”案卷级管理模块，档号为“全宗号-分类号-卷号”。
示例： 0000- 9- 0001
全宗号 分类号 卷号
武进区各学校应结合本单位档案工作实际制定详细的档案分类方案。
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